Geir Mathisen
Informationsstyring er mere end en administrativ opgave; det er en strategisk disciplin, som berører alle aspekter i virksomheden, fra interne processer til kundeoplevelser. I denne artikel undersøger vi, hvordan god informationsstyring kan forebygge kaos og lægge grundlaget for vækst, innovation og øget konkurrenceevne.
Informationsstyring er det fundament, som sikrer, at informationen flyder frit og effektivt gennem virksomheden, således at beslutningstagerne har adgang til opdateret, relevant og pålidelig information, lige når de har brug for den. Dette involverer en balanceret håndtering af indsamling, validering, lagring og ikke mindst beskyttelse af data mod trusler og uautoriseret adgang. Samtidig er der fokus på at gøre informationen tilgængelig for de rette øjne, samtidig med at det sikrer respekt og forsigtighed i behandlingen af vor mest værdifulde ressource – informationen.
Informationsstyring forklares som følger:
“Aktiviteter, værktøj og andre tiltag for at sikre bedst mulig kvalitet, udnyttelse og sikring af information i en virksomhed. Organisering af informationen skal være systematisk og hænge sammen med virksomhedens arbejdsprocesser.”
Via effektiv informationsstyring kan virksomheder ikke bare øge deres interne effektivitet og smidighed, men også styrke relationer til kunder og partnere samt accellerere innovation og tilpasning til et konstant skiftende marked. Ved at anerkende og udnytte styrken i informations-flowet, kan vi transformere den fra rå-data til en dynamisk ressource, som medfører fremgang og succes.
For at kunne navigere effetivt i informationsstyringen, er det afgørende at forstå terminologien i det. En solid forståelse for de grundlæggende begreber giver en dybere indsigt i processerne og de principper, som styrer effektiv informationsstyring og giver et solidt grundlag for kommunikation og strategisk planlægning.
Her er en udvidet ordliste over nogle nøglebegreber indenfor informationsstyring:
Fakta og tal uden kontekst eller tolkning. I sin mest grundlæggende form, repræsenterer data objektive målinger eller observationer og kan omfatte alt fra tal og tekst til billeder og lydoptagelser.
Data, som er blevet bearbejdet, tolket og sat ind i en kontekst, således at det giver mening og værdi. Information er det vi får når data bliver analyseret og konverteret til noget forståeligt og anvendeligt for mennesker.
En samling af information, ofte struktureret og lagret i et format designet til kommunikation, analyse eller arkivering. Dokumenter kan være digitale eller fysiske og inkluderer alt fra tekst og tabeller til billeder, medieklip og tilhørende filer.
En helhedsmæssig tilgang til at administrere information gennem hele dens livscyklus, fra indsamling og initial behandling, vedligeholdelse og til slut sletning. Dette omfatter udvikling af politikker, systemer og processer, som sikrer at informationen er nøjagtig, tilgængelig og sikret mod uautoriseret adgang.
Det tværfaglige felt, som fokuserer på korrekt håndtering op optimering af informationsressourcer. Styringen indebærer at sikre informationens kvalitet, relevans og sikkerhed samt at gøre den tilgængelig for dem, der har brug for den for at understøtte virksomhedens mål og beslutningsprocesser.
Specifik fokus på effektiv dokumenthåndtering indenfor et virksomedsområde. Dette inkluderer processer for at skabe, gennemgå, godkende, publicere, klassificere, arkivere og – når tiden er inde – at slette dokumenter. Målet er at sikre, at dokumenter er organiserede og let tilgængelige for brugerne.
En komponent af dokumentstyring, som fokuserer på det daglige arbejde med dokumenter, inklusive hvordan de oprettes, deles, gemmes og hentes. Dette omfatter brug af teknologi som dokumenthåndteringssystemer for at effektivisere disse processer og sikre dataintegritet.
At mestre disse begreber er et vigtigt skridt i retning af at forstå og effektivisere håndtering af information i enhver virksomhed. Et fælles sprog gør det muligt for teamet at kommunikere mere effektivt, planlægge bedre og implementere strategier, som styrker informationsstyringen og støtter virksomhedens overordnede mål.
Mængden af information vokser. Når hastigheden i informations-flowet vokser, står din virksomhed overfor udfordringer, som kræver mere end blot traditionelle metoder for informationshåndtering. Informationsstyring bliver derfor afgørende for alle virksomheder, som ønsker at opretholde relevans, effektivitet og konkurrenceevne.
Uden en klar stratetgi for informationsstyring er det let at drukne i data, hvilket fører til informationskaos. Dette kan resultere i ineffektivitet, tabte muligheder og en øget risiko for fejlinformation. Ved at etablere effektive systemer og processer for informationsstyring, kan din virksomhed sikre, at de rette personer har adgang til korrekt information til rette tid. Dette er afgørende for beslutningstagning og daglig drift.
Udover organisatoriske udfordringer øges også truslerne omkring informationssikkerhed. Informationsstyring spiller en nøglerolle med at beskytte sensitiv information imod sikkerhedstrusler og datakriminalitet, samtidig med at virksomheden overholder gældende love og forskrifter. Dette er specielt vigtigt set i lyset af øgede krav fra forskrifter som GDPR, hvor manglende overholdelse kan føre til betydelige sanktioner.
Derudover bidrager effektiv informationsstyring til at forvandle rådata til værdifuld indsigt. Dette muliggør bedre beslutninger baseret på nøjagtig og opdateret information, hvilket fører til forbedrede produkter, services og kundeoplevelser. Ved at udnytte information på strategiske måder, kan virksomheder identificere nye muligheder, effektivisere processer og omstille sig hurtigt til ændringer i markedet.
Informationsstyring er afgørende for at fremme samarbejdet i virksomheden. Ved at sikre, at de forskellige teams har adgang til fælles, opdateret information, styrkes samarbejdet og effektiviteten i projekter og daglige opgaver. Dette skaber et miljø, hvor innovation kan blomstre, eftersom information deles og bruges på tværs af afdelinger for at skabe nye ideer og løsninger.
Sikring af høj kvalitet på den information, som cirkulerer rundt i en virksomhed, er afgørende i en tid, hvor mængden af data og information vokser exceptionelt og behovet for at adskille nyttig information fra «støj» bliver stadig mere kritisk for virksomhedens succes.
For at sikre høj kvalitet på informationen, skal der laves tydelige processer for indsamling, validering, lagring, vedligehold og distribution. Dette inkluderer:
God informationsstyring forbedrer også tilgængeligheden af information, hvilket gør, at de ansatte hurtigere kan finde det, de har behov for, for at udføre deres opgaver mere effektivt. Dette bidrager til bedre produktivitet og arbejdskvalitet ved at reducere den tid, man bruger på at søge informationer.
Sikring af information er et andet vigtigt aspekt ved god informationsstyring. Ved at håndtere sensitiv information på en sikker måde, beskyttes virksomheden mod tab af data og sikkerhedsbrist, hvilket styrker tilliden både internt og eksternt.
For at øge kvaliteten af informationen, kræves der en virksomhedskultur, som lægger vægt på læring og kontinuerlig forbedring. De ansatte bør opfordres til at dele viden og bidrage til virksomhedens informationsressourcer samt at få oplæring i hvordan de kan bidrage positivt.
Ved at prioritere god informationsstyring, kan virksomheden opnå en styrket markedsposition gennem innovation og effektivitet.
Effektiviteten i virksomheden via informationsstyring er et vigtigt område, som fortjener opmærksomhed. God styring af information reducerer den tid, de ansatte bruger på at søge information.
Når information er godt organiseret og let tilgængeligt kan de ansatte finde det, de har brug for hurtigt og enkelt. Dette fjerner behovet for at bruge værdifuld tid på at søge gennem ustrukturerede data eller at genskabe dokumenter, som allerede eksisterer. En velorganiseret informationsdatabase betyder også, at medarbejderne kan tage hurtigere beslutninger, hvilket igen kan føre til hurtigere gennemførsel af projekter og opgaver.
For at opnå dette, er implementeringen af effektive informationsstyringssystemer essentielt. Disse systemer kan variere fra dokumenthåndteringssystemer (DMS) til mere omfattende løsninger som enterprise content management (ECM) systemer. Ved at implementere disse systemer kan virksomheder sørge for at informationen bliver kategoriseret, lagret og gjort tilgængelig på en måde, som imødeser de ansattes behov.
En centraliseret adgang til information hjælper også med til at fremme samarbejdet mellem teams og afdelinger. Når alle har adgang til de samme ressourcer, kan arbejdet koordineres mere effektivt og «dobbelt-arbejde» undgås. Yderligere bidrager dette til en kultur af åbenhed og deling, som er vigtigt i enhver virksomhed, der ønsker at fremme innovation og kontinuerlig forbedring.
Der er imidlertid udfordringer knyttet til implementering af informationsstyring. En af de største udfordringer er modstand mod ændringer blandt de ansatte. For at komme over dette, er det vigtigt med en klar kommunikation omkring fordelene og værdien af et nyt system, samt tilbud om oplæring og støtte igennem hele overgangsperioden.
En anden udfordring er at sikre, at systemet forbliver opdateret og relevant for virksomhedens behov. Dette kræver jævnlig vurdering og tilpasning af systemet, hvilket kan opnås gennem regelmæssige tilbagemeldinger fra brugerne og analyse af forbrugsmønstre.
Digitalisering og digital omstilling centralt for alle moderne virksomheder og informationsstyring spiller en nøglerolle i denne proces. For at en virksomhed skal kunne omfavne digital omstilling fuldt ud, kræves der mere end blot implementering af ny teknologi. Der kræves grundig forståelse og effektiv styring af den information, som virksomheden besidder. Informationsstyring, eller det at sikre at information er tilgængelig, nøjagtig og sikret, er derfor grundstenen i enhver digital omstillingsstrategi.
Læs vores fem trin mod en succesfuld digital transformation.
I kernen af digital omstilling ligger evnen til at udnytte data og information på nye og innovative måder. Dette kan være gennem bedre indsigt for beslutningstagerne, automatiserede processer, som reducerer behovet for manuelt arbejde eller nye digitale services og produkter, som giver større værdi for kunderne. For at dette skal være muligt skal information styres på en måde, som støtter op om virksomhedens strategiske mål.
En effektiv digital omstilling kræver at informationen er systematisk organiseret. Dette inkluderer etablering af strukturer, som sikrer, at det er let at finde informationen, at den er tilgængelig for dem, der har brug for den og at den er beskyttet imod uautoriseret adgang. Informationsstyring hjælper med at etablere disse strukturer ved at definere indsamling, lagring, behandling og deling af information.
Digital omstillig handler om mere end blot at digitalisere eksisternede processer; det handler om at ændre, hvordan virksomheden opererer og skaber værdi for kunder og ansatte. Informationsstyring spiller en nøglerolle i denne omstilling ved at konvertere rådata til værdifuld indsigt. Ved at sikre, at data er nøjagtige, relevante og tilgængelige kan virksomhederne udnytte avanceret analyseværktøj for bedre innovation og forbedring.
I en verden, hvor datalækage og brud på privatlivspolitik kan have alvorlige konsekvenser for både virksomheder og enkeltpersoner, er sikkerheden omkring informationsstyring vigtigere end nogensinde. Digital omstilling kræver robuste sikkerhedsmekanismer for at beskytte sensitiv information. Dette omfatter alt fra fysisk sikring af datacentre til kryptering af digital information og sikring af netværk. Informationsstyring sikrer, at disse sikkerhedstiltag er på plads og fungerer som de skal.
Forståelsen af forskellen mellem god og dårlig informationsstyring er afgørende for at identificere områder til forbedring og sikre optimal udnyttelse af informationen. Her undersøger vi kendetegnene ved begge sider og hvilke konsekvenser dette har for en virksomhed.
Ved at identificere disse kendsgerninger i din egen virksomhed, kan du addressere de forbedringspunkter, der er i din informationsstyring. At arbejde hen imod en god informationsstyring er en kontinuerlig proces, som kræver engagement fra alle niveauer i virksomheden, fra ledelse til den enkelte medarbejder. Ved at tage fat i disse udfordringer kan I lægge et solidt grundlag for fremtidig vækst og innovation.
Læs også:
Serviceplatformen giver Eramet bedre kontrol af miljødata.
Informationsstyring er essentiel for alle virksomheder, som ønsker at forbedre effektivitet, sikre informationssikkerhed og styrke egen innovationsevne.
Ved at fokusere på god styring kan din virksomhed sikre, at I har kontrol over egne data og informationsflow. Dette vil være et minimum for at imødekomme dagens og morgendagens udfordringer. Derudover opfordrer vi til, at man vurderer nuværende praksis for at opnå en bedre position på markedet og sikre bæredygtig vækst.
Vil du vide mere om, hvordan vi kan styrke din virksomheds informationsstyring og sikre kontrol over data og informationsflow?
Tag kontakt til vore rådgivere for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe jer med at nå jeres mål!
Digitale arbejdsværktøjer og software: Bedre præstationer individuelt og i fællesskab