Digital transformation øger effektiviteten og optimerer Matcompaniet’s ledelse

I en tid, hvor tidskrævende, manuelle processer og en ældre NAV 2016-platform skabte flaskehalse og logistikudfordringer mellem systemerne, tog Matcompaniet beslutning om at omfavne digital transformation for at imødekomme dagens krav, og rigge sig til fremtiden. Behovet for en pålidelig bestillingsportal og en mere strømlinet tilnærmelse til logistik og ordrehåndtering blev tydelig i deres daglige udfordringer. Da de begyndte at undersøge alternativer, blev Microsoft’s Business Central (BC) SaaS-løsning en tiltalende mulighed.

Overvejelsen viste Matcompaniet, som opererer indenfor import, salg, og lagring af mad og forbrugsvarer, at de i høj grad arbejder med standardprocesser, og at det ikke var nødvendigt med omfattende tilretninger. Samtidig blev behovet for ændringer yderligere understreget i en samtale med Evidi. Beskeden var klar: enten udskifter de systemet nu, eller også ville de være nødt til at udskifte det igen om nogle år. Det var ikke et spørgsmål om, hvorvidt det skulle udskiftes, blot et spørgsmål om hvornår. Beslutningen blev taget, og Matcompaniet begyndte på overgangen til Business Central SaaS i foråret 2021.

Matcompaniet stod især overfor to udfordringer: Kunderne mødte en overvældende bestillingsprocess med Excel-ark med utallige produkter og priser, samt en hjemmeside med betydelig mangel på information – og de ansatte oplevede tidskrævende, manuelle processer internt, både omkring varelager, bestilling og leverance, og til tider med utilsigtede fejl. Den manuelle ordreindtastning, og planlægningen af operationerne, var tidskrævende.

Matcompaniet’s ønske var klart: at kunne modtage ordrerne direkte ind i Business Central (BC). I november 2022 blev løsningen lanceret. Med overgangen til at få alle ordrerne ind i BC, blev processerne drastisk effektiviseret og resultaterne var betydelige. Der er ingen, der ønsker sig tilbage til de gamle værktøjer nu.

Gennem enkle tilretninger og udnyttelse af Google Maps blev ordre opdateringen forenklet, og med Power Apps vil det i fremtiden være muligt med automatiske operationer. Specielt med integrationen af BC SaaS og hjemmesiden, som blev lanceret i februar 2022, som både forbedrede synligheden, og gjorde bestillingsprocessen mere intuitiv og effektiv. På sigt vil flere operationer kunne konfigureres samtidig, og yderligere reducere den tidligere manuelle opgave fra mange timer hver dag til kun nogle minutter.

Matcompaniet har flere spændende planer fremadrettet. Implementeringen af den sidste ProWeb-løsning fra Evidi, som giver mulighed for at administrere varelageret direkte på hjemmesiden, udgør det første projekt. Når systemerne fungerer mere optimalt, er der opstået øget interesse internt, for rapporter og visualisering af de værdier, som de nye løsninger bibringer. Specielt interessante er de dashboards, som er planlagt, især indenfor bl.a.  indkøb. Ved at implementere gode dashboard-løsninger, med fokus på bestillingsprincipper og forslag til indkøb, kan indkøbsrutiner optimeres og bestillingsprocesser automatiseres for at undgå menneskelige fejl.

Den mest efterspurgte funktionalitet har været en oversigt over varelageret, og at sikre, at vi har de rigtige varer på lager. Det er det område, hvor vi ser det største potentiale for at forbedre indkøbsprocessen. Et drømmescenarie for os er statistikken, som sammenligner de webordrer, som kommer ind, med de faktiske varer, som bliver pakket. I bund og grund er der to ting, som vore kunder er optaget af - at kunne bestille de varer, de ønsker, og at modtage disse indenfor en rimelig tidshorisont, forteller Christoffer Berve.

Matcompaniet fortsætter med at udforske og implementere nye funktioner for at forbedre kundeoplevelsen og ydelsen yderligere. Med integrationen mellem BC SaaS og nye hjemmesider, har tilbagemeldingerne fra kunderne været meget positive, med bedre adgang til information og enklere bestillingsprocesser. Samtidig har der været en tydelig ændring i arbejdskulturen internt, og de ansatte oplever dagligt værdien af den digitale transformation. Bevre understreger, at når man har travlt, er det vanskeligt at sætte værdi på det. Det er afgørende at bruge systemerne til at lette det unødvendige arbejde, således, at der frigøres mere tid til kunderne og ydes en god service.

Efter en vellykket digital transformation, med yderligere projekter, har Matcompaniet ikke bare opnået øget effektivitet og pålidelighed i interne processer, men ser også positivt på fremtiden, med en klar forståelse af den værdi, som Microsoft Business Central og SaaS bidrager med til deres virksomhed, som en central brik i en større Microsoft-portefølje af løsninger.