At forstå digitale og hybride møder

Den største udfordring med hybride møder ligger i at balancere i opmærksomheden og engagementet mellem fysiske og digitale deltagere. For at inkludere digitale deltagere i diskussioner og beslutningstagning, kræves der en bevidst indsats fra mødelederen. Tekniske problemer, varierende lyd- og videokvalitet, og manglende visuel kontakt kan også være forstyrrende faktorer for flow og engagement i mødet.

For at skabe mere inkluderende og engagerende digitale og hybride møder, er god forberedelse, gennemførsel og opfølgning afgørende. Her er nogle råd til hver fase:

Før mødet

• Mål og forventninger: Hvad er formålet med mødet? Er formålet at dele information, få nye ideer eller at tage en beslutning? Dette vil danne grundlaget for, hvordan du forbereder og strukturerer mødet.

• Agenda: Lav en detaljeret agenda og send den ud på forhånd. Dette hjælper deltagerne med at forberede sig og bidrager til en mere målrettet diskussion. Inkluder tidsestimat for hvert agendapunkt for at holde mødet på sporet.

• Teknisk forberedelse: Check, at teknikken fungerer som den skal. Dette inkluderer videokonferenceplatformen og deltagernes mikrofoner, kameraer og internetforbindelse.

• Optagelse/mødereferat: Informer om at mødet bliver optaget eller mødereferat bliver sendt, hvis det er dette, man påtænker at gøre.

• Kommunikation: Tydelig og inkluderende kommunikation fra mødelederens side er nødvendigt for at holde engagementet oppe. Sørg for at adressere deltagerne ved navn og opfordre til spørgsmål og kommentarer under hele mødet.

• Tilpasning: Vær forberedt på at tilpasse agendaen baseret på mødets forløb og deltagernes behov. Fleksibilitet kan bidrage til mere produktive og meningsfulde diskussioner.

Efter mødet

• Opfølgning: Udsend et mødereferat, som opsummerer diskussionerne, de beslutninger, der blev taget og opfølgningsopgaver med klare frister og ansvarsområder.

• Evaluering og tilbagemelding: Bed om tilbagemeldinger på mødeformaet og indholdet for at identificere forbedringsområder. Dette kan gøres via en enkel digital undersøgelse eller ved direkte opfølgning.

For at lykkes med digital og hybrid mødeledelse, kræves der mere end blot at kunne håndtere teknologien. Det handler om at skabe en kultur for åben kommunikation, engagement og inkludering. Dette inkluderer:

• Aktiv lytning og engagement: Som mødeleder skal du vise, at du værdsætter deltagernes bidrag ved aktivt at lytte og komme med opfølgningsspørgsmål. Dette opmuntrer til videre deltagelse og bidrager til et mere dynamisk møde.

• Brug af digitalt værktøj: Udnyt de digitale værktøjer, der er til rådighed, for at fremme samarbejdet og engagementet. Dette kan inkludere deling af skærm for at vise præsentationer eller dokumenter, brug af digitale tavler for fælles notater og brainstorming og inkludering af elementer som afstemning eller quiz.

• Tilrettelæggelse for alle: Sørg for at mødet er tilgængeligt for alle deltagere, uafhængigt af om de deltager fysisk eller digitalt. Vær opmærksom på de forskelige tidszoner, teknologisk tilgang og personlige preferencer for kommunikation.

Digitale og hybride møder kan være lige så produktive og engagerende som traditionelle, fysiske møder - om ikke mere – hvis de ledes på den rigtige måde. Ved at implementere de råd og strategier, der er skitseret i denne artikel, forbedres kvaliteten af møderne betydeligt. Kontinuerlig evaluering og tilpasning vil sikre, at du holder trit med teknologiændringer og deltagernes forventninger, således at møderne altid fremmer samarbejde, inkludering og produktivitet.