At forstå digitale og hybride møder
Anne Strebel
Arbejdsdagens digitale og hybride møder er en vigtig del af, hvordan vi kommunikerer og samarbejder. Disse mødeformater kombinerer elementer fra både fysiske møder og videokonferencer, og tilbyder unikke muligheder for deltagelse, uafhængigt af geografisk placering og på tværs af digitale platforme. For at maksimere effektiviteten af disse møder, er det imidlertid vigtigt at forstå deres egenskaber og udfordringer.
At navigere i udfordringer med hybride møder
Den største udfordring med hybride møder ligger i at balancere i opmærksomheden og engagementet mellem fysiske og digitale deltagere. For at inkludere digitale deltagere i diskussioner og beslutningstagning, kræves der en bevidst indsats fra mødelederen. Tekniske problemer, varierende lyd- og videokvalitet, og manglende visuel kontakt kan også være forstyrrende faktorer for flow og engagement i mødet.
At forbedre dine møder
For at skabe mere inkluderende og engagerende digitale og hybride møder, er god forberedelse, gennemførsel og opfølgning afgørende. Her er nogle råd til hver fase:
Før mødet
- Mål og forventninger: Hvad er formålet med mødet? Er formålet at dele information, få nye ideer eller at tage en beslutning? Dette vil danne grundlaget for, hvordan du forbereder og strukturerer mødet.
- Agenda: Lav en detaljeret agenda og send den ud på forhånd. Dette hjælper deltagerne med at forberede sig og bidrager til en mere målrettet diskussion. Inkluder tidsestimat for hvert agendapunkt for at holde mødet på sporet.
- Teknisk forberedelse: Check, at teknikken fungerer som den skal. Dette inkluderer videokonferenceplatformen og deltagernes mikrofoner, kameraer og internetforbindelse.
- Optagelse/mødereferat: Informer om at mødet bliver optaget eller mødereferat bliver sendt, hvis det er dette, man påtænker at gøre.
Under mødet
- Åbning: Hvis deltagerne ikke kender hinanden, vil det være naturligt med en kort runde, hvor alle mødedeltagere præsenterer sig. Dette er specielt vigtigt i hybride møder for at bygge bro mellem de fysiske og digitale deltagere. Hvis alle mødedeltagerne kender hinanden kan man gå direkte til agendaen. Giv også et par minutter til den «uformelle snak», således som I ville have gjort ved et fysisk møde. Husk at inkludere alle – både fysiske og digitale deltagere.
- Aktiv deltagelse: Udover at bruge teknik og digitale værtøjer for at fremme deltagelsen, handler aktiv deltagelse ligeså meget om ansigtsudtryk og kropssprog. For at opnå gode, digitale møder, er det vigtigt at alle bruger kamera. Ved hybride møder vil det være hensigtsmæssigt, at de, der deltager fysisk i mødelokalet kobler på sin egen pc med kamera. Her er det vigtigt at sørge for at højttaler og mikrofon køres fra én enhed for at undgå ekko.
- Kommunikation: Tydelig og inkluderende kommunikation fra mødelederens side er nødvendigt for at holde engagementet oppe. Sørg for at adressere deltagerne ved navn og opfordre til spørgsmål og kommentarer under hele mødet.
- Tilpasning: Vær forberedt på at tilpasse agendaen baseret på mødets forløb og deltagernes behov. Fleksibilitet kan bidrage til mere produktive og meningsfulde diskussioner.
Efter mødet
- Opfølgning: Udsend et mødereferat, som opsummerer diskussionerne, de beslutninger, der blev taget og opfølgningsopgaver med klare frister og ansvarsområder.
- Evaluering og tilbagemelding: Bed om tilbagemeldinger på mødeformaet og indholdet for at identificere forbedringsområder. Dette kan gøres via en enkel digital undersøgelse eller ved direkte opfølgning.
Vigtige tips til mødeforberedelse
Effektive og engagerende møder kræver nøje forberedelse. Her er nogle tips til at sikre, at dine møder er produktive:
- Klar opfordring til dem, der har indlæg på mødet: Man skal opfordre de personer, der skal præsentere eller lede dele af mødet til at formulere klare input til emner eller spørgsmål, de ønsker at belyse. Dette bidrager til en mere målrettet diskussion og bedre forberedte indlæg.
- Forventningsafstemning: Kommuniker klart ud, hvad der forventes af deltagerne før og under mødet. Dette inkluderer forberedelse, deltagelse i diskussioner og opfølgningsopgaver efter mødet.
Digital og hybrid mødeledelse
For at lykkes med digital og hybrid mødeledelse, kræves der mere end blot at kunne håndtere teknologien. Det handler om at skabe en kultur for åben kommunikation, engagement og inkludering. Dette inkluderer:
- Aktiv lytning og engagement: Som mødeleder skal du vise, at du værdsætter deltagernes bidrag ved aktivt at lytte og komme med opfølgningsspørgsmål. Dette opmuntrer til videre deltagelse og bidrager til et mere dynamisk møde.
- Brug af digitalt værktøj: Udnyt de digitale værktøjer, der er til rådighed, for at fremme samarbejdet og engagementet. Dette kan inkludere deling af skærm for at vise præsentationer eller dokumenter, brug af digitale tavler for fælles notater og brainstorming og inkludering af elementer som afstemning eller quiz.
- Tilrettelæggelse for alle: Sørg for at mødet er tilgængeligt for alle deltagere, uafhængigt af om de deltager fysisk eller digitalt. Vær opmærksom på de forskelige tidszoner, teknologisk tilgang og personlige preferencer for kommunikation.
Læs mere om Collaborate:
Digitale og hybride møder kan være lige så produktive og engagerende som traditionelle, fysiske møder - om ikke mere – hvis de ledes på den rigtige måde. Ved at implementere de råd og strategier, der er skitseret i denne artikel, forbedres kvaliteten af møderne betydeligt. Kontinuerlig evaluering og tilpasning vil sikre, at du holder trit med teknologiændringer og deltagernes forventninger, således at møderne altid fremmer samarbejde, inkludering og produktivitet.
Har du spørgsmål omkring digitale og hybride møder og hvordan de kan tilpasses din virksomhed?
Kontakt os for en uforpligtende snak!
