Opptur for Bergans med ny ERP

Prosessen ble gjennomført på rekordraske elleve måneder, på tross av advarsler.

Noen hevdet vi burde bruke minimum tre år, men vi mente vi ville oppnå bedre resultater ved å jobbe mer intensivt over en kortere periode. Skal man gå inn i slike prosesser, er det en betingelse med stor involvering, ellers bør man la være. Vi var en prosjektgruppe på syv personer, som satt av minimum 40% av sin tid til prosjektet i hele perioden. Skal man få en god løsning er det avgjørende at man forstår prosesser og systemer i hele verdikjeden, sier Jensen.

Han forteller at dette også var sentralt da prosjektgruppen skulle velge leverandør. Partneren måtte selvsagt være faglig sterk, og i tillegg ønsket Bergans å jobbe med folk de faktisk kunne møte og bygge en relasjon til.

Et tett partnerskap er særlig viktig i perioden etter at vi gikk live. At våre folk hadde direkte dialog med utviklerne i Evidi, og visste hvem som jobbet med hva, var avgjørende når vi skulle løse akutte saker, forteller Jensen.

Systemet Bergans valgte, er det anerkjente Microsoft Dynamics 365 Business Central, som passer for små og mellomstore bedrifter. Det vil si den størrelsesordenen flertallet av norske virksomheter befinner seg i.

Den nye løsningen gikk live 11. november 2019, og systemet ble raskt satt på prøve. Bestilling, betaling, transport, lager (i Tyskland), logistikk, retur og regnskap, samt flyt mellom ulike selskaper, land og valutaer, skulle håndteres med minimalt manuelt arbeid og full kontroll og styring.

Som et eksempel kan nevnes at alle produkter nå er RFID-tagget, og at lagernøyaktigheten har økt til 99,8%. Nye vareleveranser registreres på sekunder, og i Bergans’ flaggskipbutikk i Oslo, på drøye 600 kvadratmeter, gjøres vareopptellingen nå på godt under én time.

Det har gått over all forventning, systemene spiller sammen og vi har håndtert veksten på en bra måte. Det har vært noen voksesmerter, men utfordringene har blitt løst etter hvert som de oppsto, forteller Jensen.

De viktigste gevinstene er at Bergans har fått kontroll på prosessene, og at de er rigget for fremtidig vekst. Men, selv etter denne store innsatsen, vil ikke Jensen konkludere med at de er i mål.

Jeg tror vi, og andre, vil bytte applikasjoner langt oftere i fremtiden. Robotisering, RFID-tagging og videoteknologi vil gi nye funksjoner og nye muligheter som kan hektes på det eksisterende systemet. Men fordi vi har eierskap til verdikjeden og kontroll på prosessene, er vi nå rigget for dette.

I dag har IT en rolle i nesten alle strategiske beslutninger. Da er det rart at noen bedriftsledere primært ser på IT som en stor kostnad, og ikke inkluderer IT i ledergruppen, mener Jensen.

Han har ett klart råd til bedrifter som ønsker å fornye forretningssystemene sine: Definer tydelige strategiske valg, ta eierskap til prosessen, prioriter det høyt og sett av nok ressurser.

Bergans har også en klar satsing på bærekraft fra produktutvikling med design og valg av materialer, over produksjon og transport, frem til bruk og til reparasjon, videresalg, redesign eller gjenbruk. Dette setter nye krav til forretningssystemene bak, og krever at man må tenke nytt.

Et moderne forretningssystem må ta høyde for at all produksjon, produkter og materialvalg skal være transparente og sporbare. Men i tillegg vil vi nå ta høyde for at pant, reparasjoner og produktleie er en del av vår verdikjede, sier Jensen.

Han viser til flere nyskapende forsøksprosjekter hos den 112 år gamle turutstyrsprodusenten: Gjennom DNT-hytter og flaggskipbutikken i Oslo har man begynt å leie ut turutstyr. Gjennom nettbutikken kan du pante turklær du ikke bruker lenger. Bergans tilbyr også reparasjoner av produkter gjennom en egen systue. Gamle produkter repareres eller brukes til redesign av nye produkter, som selges i flaggskipbutikken.

Bergans er en bedrift med en bunnsolid stolt historie, som også evner å tenke mer framtidsrettet enn de fleste. Det gjør det også spennende for oss som leverandør. At de har hatt sterkt eierskap til prosjektet og samtidig stor åpenhet og tett samarbeid med oss som leverandør tror jeg har vært avgjørende for resultatet, sier Richard Larsen, Forretningsrådgiver i Evidi.