Nytt ERP-system hos Bevola A/S

Innlegg opprinnelig publisert på Cloud Agility A/S's sider.

I dag samarbeider Bevola med konsulentselskapet Cloud Agility om prosjektet, og for å komme godt i gang, har Bevola tatt utgangspunkt i en grundig gjennomgang av egne prosesser:

Allerede før Cloud Agility kom inn i bildet, hadde vi begynt å se på prosessene våre som en forberedelse til valg av nytt ERP-system. Vi involverte Cloud Agility i dette arbeidet, for å få prosessene riktig og ikke overse noe underveis, sier Nina Knudsen, prosjektleder i Bevola.

Preben Nygaard Graversen Jensen fra Cloud Agility underviser de ansatte i BEVOLA.

I «Førprosjektsfasen», som er den første fasen av Cloud Agilitys implementeringsmetode kalt Route 365, ble forretningskrav, nøkkelprosesser og arbeidsflyt gjennom hele verdikjeden dokumentert i nært samarbeid mellom Bevola og Cloud Agility. Her ble Bevola stødig guidet gjennom prosessen.

Vi må gi virksomhetene full oversikt og en god verktøykasse, slik at de kan ta de riktige beslutningene for fremtiden, sier Sanne Holme-Pedersen, Management Consultant i Cloud Agility.

Siden 1968 har BEVOLA tilbudt kvalitetsprodukter for bygging av lastebiler, tilhengere og trailere. Et bredt utvalg av varer av høy kvalitet gjør oss i stand til å levere løsninger i alle størrelser.

Stor lagringskapasitet i tre land gjør at en alltid kan levere raskt. Og du trenger bare å handle på ett sted. BEVOLAs tekniske avdeling og team av rådgivere er klare til å bidra til å utvikle den riktige løsningen.

Hos BEVOLA vet de hvor viktig det er at utstyret er i orden – og matcher behovet. BEVOLA har blant annet utviklet BevoBox™-verktøykasser for lastebiler, som kan tilpasses ned til den minste detalj. BevoBox™ er produsert i materialer som matcher kundens behov når det gjelder vekt, isolasjon og klima. BEVOLA har også diverse utstyr til kassen som tilfredsstiller kundens ønsker.

Etter det innledende samarbeidet om prosesskartlegging og kravspesifikasjon, inviterte Bevola fire potensielle partnere til å by på oppgaven om et nytt ERP-system. Til tross for et tett løp, falt det endelige valget på Cloud Agility, som nå er Bevolas partner i implementeringen av Microsoft Dynamics 365 Finance & Operation. Dette valget har så langt slått positivt ut, ifølge Nina Knudsen:

Vi valgte Cloud Agility fordi vi stoler på at de kan levere den komplette løsningen vi trenger. Så langt er jeg veldig fornøyd med samarbeidet. Vi opplever en sterk og veldig kontrollert prosjektledelse, der strategiene opprettholdes, og vi blir veiledet gjennom hele prosjektet.

Når det gjelder det endelige valget av leverandør, sier Nina Knudsen:

Vi endte opp med å velge Microsoft Dynamics blant annet fordi det er en skybasert løsning. Plattformen er ikke helt ukjent for oss, da vårt eksisterende system også er fra Microsoft, men viktigst av alt føler vi oss sikret på lang sikt med denne løsningen, som kontinuerlig oppdateres.

Jørgen Peter Rasmussen, partner i Cloud Agility, legger også til at Microsoft har fungert som inspirator for hele deres «univers», og har med dyktige konsulenter bidratt til å male det store bildet av fremtiden til Bevola. I tillegg kommer det tette samarbeidet med distributøren Arrow ECS, som alltid sørger for at Cloud Agility får riktig veiledning rundt sammensetningen av lisenser.

I Cloud Agility tar vi utgangspunkt i selskapets prosesser før teknologi. Derfor vil et valg av forretningssystem alltid være basert på å kjenne selskapets virksomhet og spesielt de viktigste prosessene.

Microsoft Dynamics 365 Finance er vanligvis rettet mot mellomstore og store selskaper med et globalt perspektiv og en kompleks forsyningskjede, men som ønsker å forenkle økonomistyringen med minimale tilpasninger.

Dynamics 365 Finance er en viktig del av hele Microsofts Dynamics 365 ECO-system, en portefølje av intelligente forretningsprogrammer som leverer overlegen driftseffektivitet og banebrytende kundeopplevelser, som gjør det mulig for virksomheter å bli mer fleksible og redusere kompleksiteten, uten å øke kostnadene.

Til selve prosjektstyringen bruker Cloud Agility Microsoft DevOps, som er et standard prosjektstyringsverktøy. Cloud Agilitys metode 'Route365' er definert og konfigurert i DevOps, noe som sikrer prosjektet når det gjelder forretningsprosesser, dokumentasjon, kravspesifikasjon og testing.

I Microsoft DevOps kan Bevola når som helst gå inn og se hvem som har ansvar for hva og hvilke prosesser og krav som ligger til grunn for alle beslutninger og løsninger. Det er en samarbeidsmetode som bidrar til å sikre trygghet og transparens i samarbeidet, og det betyr at Bevola har eierskap til prosjektet – nå og i fremtiden, noe som er enormt viktig for deres videre forretningsreise, forklarer Palle Liebe, prosjektleder i Cloud Agility.

Det er lett å kjøpe rådgiving, så det viktigste du som kunde kan gjøre, er å finne et konsulentselskap der du føler deg trygg. Cloud Agility veileder og rådgir kunden fra A til Å – fra de første vurderingene av en ny løsning, til implementering, drift og support.

Vi merker at konsulentene fra Cloud Agility virkelig brenner for prosjektet og ønsker at vi skal lykkes. De kommer ikke bare og gjør en jobb, for så å gå igjen. Det føles trygt og godt, sier Nina Knudsen.

Samarbeidet med Cloud Agility er veldig bra. Konsulentene er faglig modne og engasjerte, og det er tydelig at de ønsker det beste for oss. Alle konsulenter har et bredt spekter av kunnskap, som overlapper veldig godt og til slutt bidrar med å gi oss det beste resultatet, legger Christian Constantin Brun til.

For Cloud Agility og deres kunder, er det først og fremst viktig å se på prosessene før teknologiene, slik at rådgivningen har et best mulig utgangspunkt, og at det dermed blir mulig å gjøre mest mulig forskjell for virksomheten med minst mulig innsats. I tillegg er inngående kunnskap om kundenes virksomhet hele grunnlaget for korrekt rådgivning.

Det er helt irrelevant å jobbe med teknologi hvis man ikke har kontroll på prosessene sine. Cloud Agility har vært flinke til å identifisere noen av våre organisatoriske utfordringer og arbeidsprosedyrer, som deretter har blitt løst på en god og respektfull måte for vår organisasjon, sier Christian Constantin Brun, CFO i Bevola A/S.

Cloud Agility har to råd til bedriftseiere som er i ferd med å implementere nye systemer:

Ring til noen som har erfaring fra før – det er den beste måten å få hjelp til å komme i gang på. Og så må du sørge for at du ikke slår deg til ro med en teknologi før du har full oversikt over prosessene dine. Det er forretningsprosessene som avgjør hvilken løsning som er riktig for deg og ikke omvendt, avslutter Jørgen Peter Rasmussen.