Komplett rigger seg for fremtiden med sanntidsdata og innovasjon

Med dagens raske teknologiske utvikling og endrede markedsbehov, er det vanlig at virksomheter må modernisere og forbedre sine systemer. Det å bytte ut hele den teknologiske plattformen krever stor innsats. Komplett jobbet i utdaterte systemer og så det som nødvendig å gjøre betydelige endringer for å møte markedets behov og kvitte seg med teknisk gjeld. Komplett inngikk et samarbeid med Evidi og Pearl, som har resultert i redusert nedetid, økt sikkerhet, muligheten til å rapportere på livedata og en mer bærekraftig vekst. Det tette samarbeidet gjennom prosjektet har også bidratt til en mer effektiv og innovativ forretningsmodell for Komplett.

Med den raske veksten i onlinemarkedet og teknisk gjeld, innså Komplett at de hadde behov for å videreutvikle sine tjenester. De arbeidet i gamle, kompliserte løsninger og hadde behov for å skalere. Den høye teknisk gjelden gjorde det utfordrende å gjennomføre endringer raskt nok for å møte stadig nye markedsbehov.

Olav Bø Hernes, Chief Architect i Komplett, forteller at systemene Komplett jobbet i var preget av spagetti-integrasjoner, som de kun hadde delvis kontroll på. Siden dataene var lagret flere steder, var jobben med å integrere inn nye løsninger krevende, og førte til at unødvendig mange ressurser måtte involveres. Dette påvirket hastigheten på videreutviklingen og innovasjonen Komplett kunne tilby sine kunder, som ikke var en bærekraftig måte å jobbe på. 

Komplett ønsket å finne en partner de kunne jobbe tett med i lang tid. Evidi og Pearl innså at de ved å bli partnere kunne levere et tilbud som svarte til Kompletts behov. Det var flere sterke markedsaktører som svarte på forespørselen for løsningstilbud, men Evidis løsninger og Pearl sitt SAP-tjenestelag ble kombinasjonen Komplett valgte å gå for. Både Pearl og Evidi har jobbet tett sammen med de interne utvikler-teamene til Komplett, og Komplett har også selv bygget mye av tjenesteplattformen.

Å bytte ut hele den teknologiske plattformen og ERP-systemet er en tidskrevende og kostbar prosess. For å kvitte seg med teknisk gjeld og opprettholde effektiviteten i driften, anså Komplett det likevel som et nødvendig grep. Det ble bygget en helt ny SAP løsning basert på S/4 HANA, og en digital tjenesteplattform, DSP (Digital Service Platform). DSP kan forklares som et lag som ligger på toppen av SAP-plattformen. Denne er tett integrert, men samtidig uavhengig av SAP (ERP systemet).

Sammen med Evidi har vi bygget mange ulike tjenester. Der vi tidligere hadde integrasjoner direkte inn og ut av ERP-systemet, har vi nå bygd integrasjonene som selvstendige tjenester i et eget lag, kalt DSP, som ligger utenfor ERP-laget, sier Olav Bø Hernes, Chief Architect i Komplett.

Ved prosjektets start ble det satt av tilstrekkelig med tid til strategisk rådgiving, samt designe opp og bygge ulike tjenester. I tillegg ble det etablert klare retningslinjer for arkitektur, og denne ble mer spisset enn tidligere. Komplett opererer med en trelags separasjon, inspirert av Gartners Pace Layered Architecture, som består av kjernesystemer (bl.a. SAP) i bunnen, tjenestelaget i midten (gir tilgang til masterdata), og et innovasjonslag på toppen. Dette gir mulighet for enhetlig opprettelse av ulike masterdata og kontinuerlig innovasjon mot kundemarkedet.

Utvikler i Evidi, Martin Witsø Løkkeberg, har vært tett på Komplett siden starten av kundeforholdet. Han forklarer at prosjektet kan sammenlignes med en totalrenovasjon. Olav Bø Hernes fra Komplett er enig i sammenligningen. Olav forklarer at det var som et «big bang», med mange tjenester som skulle ut på samme tid. Han understreker at det er viktig å ikke kun se på byttet fra gammel til ny SAP-løsning som en oppgradering.

Det var ingenting som stod igjen av det gamle. Vi kastet absolutt alt og bygde nytt i løpet av et års tid, sier Olav.

Samarbeidet med Evidi har resultert i en rekke gevinster for Komplett. En av fordelene Olav Bø Hernes trekker frem er live oppdateringene inn i datavarehuset. Han forklarer at de streamer data via en event hub, til Databricks som deretter vises inne i datavarehuset.

Ved Blackweek og andre store salgsperioder trekkes live oppdatering på salg minutt for minutt frem som en game changer. Olav poengterer reduksjon i opplevd nedetid for kunden som et viktig resultat. Tidligere var det slik at hele nettsiden var nede under oppdateringer. Når nye systemer nå oppdateres, og deler av systemet er nede, vil bl.a. kundens ordre (og andre endringer) køes opp i tjenestelaget og gjennomføres så fort oppdateringen er ferdig. Andre fordeler Komplett opplever etter oppgraderingen, er økt sikkerhet og hyppigere oppdatering av ERP-systemet.

Samarbeidsformen har ifølge Olav fungert veldig bra. Han forteller at de har et sterkt internt utviklingsmiljø hos Komplett, og at det interne teamet har jobbet tett med teamet fra Evidi. Komplett og Evidi samarbeider daglig, og i stedet for at Evidi utvikler alle tjenestene for Komplett, har Komplett selv deltatt i utviklingen. Diskusjonene med Evidi startet strategisk, men ble gradvis mer tekniske etter hvert som løsningene ble implementert. Samarbeidet har ikke fulgt det tradisjonelle klassisk kunde-leverandør-forholdet, men har snarere vært preget av kollegialt samarbeid.

Martin Witsø fra Evidi har også blitt en del av plattform-teamet hos Komplett, som jobber med bl.a. videreutvikling av den tekniske plattformen på tvers av Komplett. Han forteller at samarbeidsformen har bidratt til mange gode faglige diskusjoner. Det har gjort at Evidi har kunnet bidra inn i strategiske diskusjoner som går utenfor tjenestelaget, som for eksempel web-forbedringer og teknologivalg.

Komplett har en spennende vei videre, der de kontinuerlig vil utvikle tjenestene sine. Olav fra Komplett forteller at de nå har gått fra prosjekt- til produktutvikling. Prinsippene, arkitekturen og strategien som i tett samarbeid ble satt i prosjektet, vil bli opprettholdt i videreutviklingen. Selv om det per i dag er Komplett som hovedsakelig benytter tjenestelaget, ble det bygget for hele gruppen. De planlegger å bruke tjenestelaget som en integrasjonsmetode for å koble dataflyter på tvers av Komplett Group.

Oppgraderingen til det nye ERP-systemet og den nye arkitekturen, har gitt Komplett muligheten til å tilby stabile løsninger og øke effektiviteten i salget. De har også fått bedre innsikt og analysemuligheter, samtidig som sikkerheten er styrket. Med det nye tjenestelaget på plass vil Komplett fortsette å bygge nye tjenester for å møte markedets behov. Vi i Evidi ser frem til det videre samarbeidet.

I dag består det nye tjenestelaget hos Komplett av over 28 ulike tjenester og seks Connxio-integrasjoner, fordelt på syv ulike domener. Her er noen av tjenestene som gikk live ved lansering i oktober 2023:

• Kundetjeneste: Fungerer som masterdata for kundedata, koordinerer oppretting og oppdatering av kundedata og sørger for at omkringliggende tjenester blir oppdatert når kundedata endrer seg (inkl. SAP).

• Kreditt-tjeneste: Gjør kredittoppslag mot eksterne kreditt-tjenester når nye B2B kunder opprettes/søker om kreditt. Synkroniserer kundens kreditt ned til SAP, som bruker dataen til å vurdere hvilke ordrer som slipper igjennom. Tjenesten tilgjengeliggjør også denne dataen for de ulike tjenestene på web.

• Ordretjeneste: Holder kontroll på alle prosesser i ordregangen, inkl. synkronisering mot SAP sine ordreprosesser. Sender ordreoppdateringer til et dusin andre tjenester som lytter på ordre-eventer.

• Returtjeneste: Holder kontroll på alle prosesser i forhold til returer, bl.a synkronisering mellom SAP og Web, samt trigging av eventer når kunder skal informeres om status på returer.

• Pris-, beholdning- og katalog-integrasjoner: Sørger for at weben til enhver tid har oppdaterte data fra kildesystemene.

• Frakt-tjeneste: Håndterer kommunikasjon mot flere logistikk-systemer (Budbee, Porterbuddy, etc.). Tjenesten kommuniserer også med Kompletts autostore.

• Forsikringstjeneste: Oppretter forsikringer fra nye ordre mot Trygg.

• Kommunikasjonstjeneste: Håndterer all transaksjonell kommunikasjon mot kunder via eksterne CRM systemer, f.eks. ordrebekreftelse og hentemelding av pakker.