Forstå digitale og hybride møter
Anne Strebel
I dagens arbeidsliv er digitale og hybride møter en essensiell del av hvordan vi kommuniserer og samarbeider. Disse møteformatene kombinerer elementer fra både fysiske møter og videokonferanser, og tilbyr unike muligheter for deltakelse uavhengig av geografisk plassering og på tvers av digitale plattformer. For å maksimere effektiviteten av disse møtene, er det imidlertid viktig å forstå deres særtrekk og utfordringer.
Navigere utfordringer med hybride møter
Den største utfordringen med hybride møter ligger i å balansere oppmerksomheten og engasjementet mellom fysiske og digitale deltakere. For å inkludere digitale deltakere i diskusjoner og beslutningstaking, kreves bevisst innsats fra møtelederen. Tekniske problemer, varierende lyd- og videokvalitet, og manglende visuell kontakt kan også være forstyrrende faktorer for flyt og engasjement i møtet.
Forbedre dine møter
For å skape mer inkluderende og engasjerende digitale og hybride møter, er god forberedelse, gjennomføring og oppfølging avgjørende. Her er noen råd for hver fase:
Før møtet
- Mål og forventninger: Klargjør hva møtet skal oppnå. Er formålet å dele informasjon, generere ideer, eller ta en beslutning? Dette vil forme hvordan du forbereder og strukturerer møtet.
- Agenda: Lag en detaljert agenda og send den ut i forkant. Dette hjelper deltakerne å forberede seg og bidrar til en mer målrettet diskusjon. Inkluder tidsestimat for hvert agendapunkt for å holde møtet på sporet.
- Teknisk forberedelse: Sjekk at teknologien fungerer som den skal. Dette inkluderer videokonferanseplattformen, og deltakernes mikrofoner, kameraer og internettforbindelse.
- Opptak/transkripsjon: Informer om opptak og/eller transkripsjon av møtet dersom det er tenkt gjennomført.
Under møtet
- Åpning: Om deltakerne ikke kjenner hverandre, vil det være naturlig med en kort runde hvor alle presenterer seg. Dette er spesielt viktig i hybride møter for å bygge bro mellom de fysiske og digitale deltakerne. Dersom alle møtedeltakerne kjenner hverandre kan du gå rett til agenda. Gi også et par minutter til den «uformelle praten», slik dere ville gjort ved et fysisk møte. Husk å inkludere alle – både fysiske og digitale deltakere.
- Aktiv deltakelse: I tillegg til å bruke teknikker og digitale verktøy for å fremme deltakelse, handler aktiv deltakelse vel så mye om ansiktsuttrykk og kroppsspråk. For å få til gode digitale møter er det viktig at alle bruker kamera. Ved hybride møter kan det være lurt at de som deltar fysisk i rommet kobler på møtet på sin egen laptop med kamera. Her er det viktig å påse at høyttaler og mikrofon kjøres fra én enhet for å unngå ekko.
- Kommunikasjon: Tydelig og inkluderende kommunikasjon fra møtelederen er nødvendig for å holde engasjementet oppe. Sørg for å adressere deltakere ved navn og oppfordre til spørsmål og kommentarer gjennom hele møtet.
- Tilpasning: Vær forberedt på å tilpasse agendaen basert på møtets gang og deltakernes behov. Fleksibilitet kan bidra til mer produktive og meningsfulle diskusjoner
Etter møtet
- Oppfølging: Distribuer et møtereferat som oppsummerer diskusjonene, beslutningene som ble tatt, og oppfølgingsoppgaver med klare frister og ansvarsområder.
- Evaluering og tilbakemelding: Be om tilbakemeldinger på møteformatet og innholdet for å identifisere områder for forbedring. Dette kan gjøres gjennom en enkel digital undersøkelse eller ved direkte oppfølging.
Viktige tips for møteforberedelser
Effektive og engasjerende møter krever nøye forberedelser. Her er noen tips for å sikre at dine møter er produktive:
- Klar bestilling til saksdrivere: Oppfordre personer som skal presentere eller lede deler av møtet til å formulere en klar bestilling eller spørsmål de ønsker innspill på. Dette bidrar til mer målrettet diskusjon og bedre forberedte innlegg.
- Forventningsavklaring: Kommuniser klart hva som forventes av deltakerne før og under møtet. Dette inkluderer forberedelser, deltakelse i diskusjoner, og oppfølgingsoppgaver etter møtet.
Digital og hybrid møteledelse
For å lykkes med digital og hybrid møteledelse, kreves det mer enn bare å håndtere teknologien. Det handler om å skape en kultur for åpen kommunikasjon, engasjement og inkludering. Dette inkluderer:
- Aktiv lytting og engasjement: Som møteleder, vis at du verdsetter deltakernes bidrag gjennom aktiv lytting og oppfølgingsspørsmål. Dette oppmuntrer til videre deltakelse og bidrar til et mer dynamisk møte.
- Bruk av digitale verktøy: Utnytt tilgjengelige digitale verktøyene for å fremme samarbeid og engasjement. Dette kan inkludere deling av skjerm for å vise presentasjoner eller dokumenter, bruk av digitale tavler for felles notater og idémyldring, og innlemming av interaktive elementer som avstemninger eller quiz.
- Tilrettelegging for alle: Sørg for at møtet er tilgjengelig for alle deltakere, uavhengig om de deltar fysisk eller digitalt. Vær oppmerksom på forskjellige tidssoner, teknologisk tilgang og personlige preferanser for kommunikasjon.
Les mer om Collaborate:
Digitale og hybride møter kan være like produktive og engasjerende som tradisjonelle fysiske møter – om ikke mer – så sant de ledes på riktig måte. Ved å implementere rådene og strategiene skissert i denne artikkelen, forbedres kvaliteten på møter betydelig. Kontinuerlig evaluering og tilpasning vil sikre at du holder tritt med endringer i teknologi og deltakernes forventninger, slik at møtene alltid fremmer samarbeid, inkludering, og produktivitet.
Har du spørsmål om digitale og hybride møter og hvordan de kan tilpasses din virksomhet?
Kontakt oss for en uforpliktende prat!
